Você conhece o método 5S? Trata-se de uma metodologia muito utilizada por organizações que querem estruturar o fluxo de trabalho de forma metódica, por meio um processo de reeducação para sensibilizar e mobilizar os colaboradores com o objetivo de tornar o ambiente de trabalho mais saudável e produtivo.
Neste artigo, você vai descobrir como surgiu o método 5S, as mudanças que essa metodologia trouxe para as empresas e muito mais. Continue a leitura:
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Afinal, como surgiu o método 5S?
Você deve se lembrar do desenrolar dos eventos da Segunda Guerra Mundial. O Japão saiu duramente destruído do conflito, de modo que era necessário – e urgente – reconstruir o país. Esse objetivo foi alcançado e, de certa forma, contribuiu para a concretização de outra meta: tornar à terra do sol nascente uma potência econômica mundial.
Apesar de a criação do método 5S não ser tão recente assim, muito da sua fama se deve à Toyota. Sakichi Toyoda, fundador da empresa, Kiichiro, seu filho e Taiichi Ohno, engenheiro-chefe, se uniram e desenvolveram juntos o Sistema Toyota de Produção, que também é conhecido pela sigla TPS. Essa construção foi desenvolvida com base nos ensinamentos de Juran, Deming e outros.
Para projetá-lo, os três foram aos Estados Unidos e estudaram cuidadosamente a linha de montagem da Ford. Eles ficaram impressionados com a grandeza da máquina de fabricação e surpresos com a quantidade de lixo no local. Apesar de ser uma linha de montagem, o estoque ficava parado constantemente, o que gerava pilhas e espera entre as operações. Além disso, quando a linha era ligada, acabava gerando uma superprodução e precisava ser desativada logo em seguida. Toda essa variação causava constantes demissões e recontratações, que implicavam em vários custos extras e desnecessários.
Entretanto, o que deixou Toyoda muito interessado foi o que viu em sua visita ao supermercado Piggly Wiggly. Lá, ele ficou maravilhado com o sistema de reordenação e abastecimento que era aplicado para organizar as compras dos itens. Na Toyota, esse sistema foi adaptado de modo que eles reduziram o estoque para aquilo que era necessário por determinado período de tempo, e era reordenado conforme o uso.
Ali, nascia o método 5S. Na prática, esse método surge para trazer harmonia para o ambiente de trabalho como uma forma de alcançar o máximo da produtividade dos colaboradores. Para isso, são aplicados cinco sensos originados do legado de Toyota.
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Conhecendo os Sensos do 5S
O primeiro senso do método é o Seiri, conhecido como “classificação”. Ou seja, este é o momento de classificar todos os objetos e materiais do local de trabalho como uma forma de eliminar tudo aquilo que não é necessário, deixando apenas o que realmente é preciso para o trabalho. Tudo que for classificado como desnecessário deve ser armazenado em uma área específica para isso, até que a pessoa autorizada decida qual será a ação tomada com os itens que não têm utilidade. Já os outros objetos devem ser classificados de acordo com a frequência de uso dentro da rotina.
O senso seguinte é o Seiton, traduzido como “pedido”. Ele é aplicado no momento de ordenar outra vez os objetos que sobraram no escritório, mas agora aplicando uma organização que facilite o trabalho. Por exemplo, os objetos que são utilizados com maior frequência devem ficar próximos ao local de trabalho, enquanto aqueles que não têm tanto uso podem ficar mais longe e por aí vai. Entretanto, é muito importante que os supervisores e gerentes sejam sempre informados dessas ações e as autorizem, combinado?
Depois de tantas mudanças, é hora de limpar o local de trabalho. A limpeza é uma das regras mais importantes da metodologia japonesa, que indica sua realização antes de iniciar o dia de trabalho e depois de encerrá-lo. De acordo com o senso Seiso, que é conhecido como “limpeza”, os colaboradores devem tomar a iniciativa para garantir que o local de trabalho esteja limpo quando chegarem e quando forem embora. Para isso, eles podem criar um planejamento para definir todos os elementos que precisam de limpeza – vale incluir também o conserto de objetos e até retoques de tinta e pequenas reformas onde for necessário.
Você deve ter notado que, até aqui, os procedimentos do 5S são bastante ordenados. Para manter isso, existe o senso Seiketsu, traduzido como “padronização”. Nele, é indicado criar procedimentos para avaliar de tempos em tempos como está a classificação, a ordem e a limpeza do local de trabalho com o objetivo de que o método vire parte dos hábitos da equipe. Uma opção para isso é criar um cronograma com as regras e os responsáveis pela limpeza do local de trabalho.
Finalmente, o último senso do método é o Shitsuke, traduzido como “autodisciplina”. O nome deste senso já sugere sua proposta: os colaboradores devem ter o comportamento e atitude adequados no local de trabalho, de modo que mantenham o ambiente como manteriam seus próprios lares – e sem ver todas essas ações como imposições ou regras, mas sim como simples tarefas da rotina corporativa. O objetivo maior, no fim das contas, é uma mudança na cultura organizacional.
Para saber mais sobre o método 5S, indicamos as seguintes leituras:
Estudo de Caso 5S: veja como empresas implementam essa metodologia!
O que é e qual a importância da metodologia 5S nas empresas
Melhores livros de 5S para se aperfeiçoar na metodologia
Ou, se você preferir um vídeo com excelente conteúdo sobre o método, clique aqui para conferir nossa aula sobre o método 5S.
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