O que é planejamento operacional e de que forma impacta o seu projeto?

O planejamento operacional é a peça-chave para que seu projeto consiga sair do papel e apresentar resultados significativos, otimizados e assertivos.

Fazê-lo de forma estruturada é o que possibilita que a sua gestão consiga direcionar a empresa a dar um passo além, garantindo um fluxo estável e transparente em cada fase dos processos e, consequentemente, impulsionando a organização.

Então, compreenda mais sobre o que é o planejamento operacional, como funciona, quais as suas principais vantagens, o que o difere do planejamento estratégico e, é claro, como conseguir colocá-lo em ação. Continue a leitura e acompanhe!

O que é planejamento operacional?

O planejamento operacional é um tipo de estruturação cujo foco é conceber e elaborar de forma prática o fluxo das atividades a serem desenvolvidas na rotina do empreendimento. Também conhecido como plano de trabalho, faz parte do planejamento estratégico e passa a viabilizar que o objetivo traçado seja de fato atingido e passível de ser executado.

Sua concepção considera as principais especificidades de um negócio, bem como a execução das tarefas e processos internos, perfis e atribuições profissionais dos colaboradores e o próprio gerenciamento dos recursos operacionais, financeiros e humanos.

Com uma composição voltada para a ação de hands on, sua estruturação demanda a presença de diferentes departamentos de um negócio, que colaboram com a competência e conhecimento daquilo que pode ser concretizado e aperfeiçoado em cada setor.

Como funciona o plano de trabalho?

O planejamento operacional funciona como terceira etapa da composição do planejamento organizacional de uma empresa, desenvolvido após o delineamento da proposta estratégica e tática, focando em metas de curto prazo e sob supervisão dos gestores de cada departamento.

E na rotina de um comércio ou indústria, é responsável pela manutenção do uso das ferramentas, custos, prazos e força operacional.

É muito comum que muitos gestores foquem apenas nas fases anteriores dos projetos, diminuindo a importância e impacto do plano de trabalho, quando, na prática, é ele quem possibilita que os objetivos sejam atingidos. Afinal, todos os níveis de estruturação de processos atuam de forma interligada, em que o êxito depende de um bom desenvolvimento anterior.

Não deixe de conferir: entenda o que é e qual a importância de uma gestão de projetos.

Qual a diferença entre o planejamento operacional e o estratégico?

O planejamento operacional se apresenta como um ciclo posterior ao planejamento estratégico e é o autor das funções práticas e rotineiras de uma organização, sendo uma etapa de execução.

Ele é possível graças à elaboração e disposição do planejamento estratégico, que sistematiza e aponta os objetivos a serem atingidos a longo prazo, funcionando, dessa maneira, como um guia do planejamento operacional.

Se a meta futura traçada no plano estratégico foi a de apresentar números mais robustos em termos de entrega dos colaboradores, por exemplo, é o planejamento operacional quem irá identificar e analisar quais serão as ações necessárias para tornar algo concreto.

Cuidando, ainda, da manutenção dessa execução.

As demais diferenças se amparam também em questões como alvo, apresentação de resultados e supervisão:

• Enquanto o plano de trabalho é feito a partir da realidade de cada setor, o estratégico é desenvolvido pensando no negócio em sua totalidade. E, se a supervisão do operacional é feita pela gestão de cada serviço, a estratégica envolve as principais lideranças e gestores;
• O acompanhamento de resultados também é impactado. Com relação às tarefas desempenhadas no dia a dia, pode ser traçado com mais frequência, alimentando e amparando a elaboração de relatórios completos e complexos, que auxiliarão nas tomadas de decisões estratégicas.

Quais as vantagens do plano de trabalho?

O impacto e importância do planejamento operacional podem ser mensurados por meio dos benefícios que trazem para as empresas. Confira algumas das vantagens:

• É traçada uma movimentação de trabalho mais clara, objetiva e ajustada aos principais valores e metas de uma organização, com a consolidação de intenções palpáveis e possíveis de serem executadas;
• Possibilita o reconhecimento de gargalos ou limitações, auxiliando na compreensão de quais tarefas ou departamentos estão enfrentando maiores dificuldades;
• Monitora os dados e resultados de maneira atualizada e em tempo real, permitindo que correções possam ser feitas em etapas iniciais.

Como aplicar o planejamento operacional em meu negócio?

Compreenda abaixo quais são alguns dos passos essenciais para o estabelecimento de um planejamento operacional de sucesso e que, independentemente do porte ou nicho de mercado, podem ser estipulados.

1. Tenha um bom planejamento estratégico. Afinal, ele será o principal alinhamento e direcionamento para o plano de trabalho;
2. Defina de maneira assertiva quais as metas das operações, ou seja: sinalize as ações a serem tomadas, prazos estabelecidos, custos disponibilizados, ferramentas de execução, colaboradores participantes, supervisores responsáveis e instruções;
3. Instaure um fluxograma das atividades e delimite as etapas de cada departamento, compartilhando com todos os funcionários envolvidos e capacitando a equipe;
4. Padronize os processos de maneira que seja viável assegurar uma qualidade nas tarefas, diminuindo falhas e possibilitando uma boa gestão do tempo de realização;
5. Estabeleça os indicadores de desempenho a serem aplicados em cada etapa, permitindo um acompanhamento em tempo real das ações e monitoramento do sucesso de cada projeto;
6. Por meio de indicadores de riscos, antecipe e preveja quais limitações podem ser experienciadas, traçando as estratégias para cada cenário;
7. Esteja aberto a reestruturar essa esquematização, se necessário, a partir dos resultados e desempenhos obtidos.

Como identificar se a minha empresa já possui um plano operacional?

Ainda que não utilize dessa terminologia específica, o seu negócio já executa um plano de trabalho caso tenha uma orientação voltada para a performance e indicação das ações feitas no dia a dia, que servem enquanto um guia para os colaboradores que as desempenhem.

Na prática, esses planos costumam ser categorizados em dois grandes pilares.

• O primeiro, conceituado como single use, é direcionado para obras específicas desenvolvidas em um intervalo menor e pontual, como, por exemplo, uma proposta para mudança de localização da empresa ou um plano de redução de custos de alguma execução.
• O segundo pilar é o das ações que demandam um pouco mais de tempo e que podem ser aprimoradas conforme a receptividade, chamadas de ongoing. Na prática, podemos imaginá-las diante de um projeto que tem como meta a diminuição da taxa de turnover.

Entretanto, mesmo que seja experienciado em algum nível no desenvolvimento de uma organização, o planejamento operacional precisa e deve ser incrementado com uma visão qualificada e plural das suas possibilidades e competências, ampliando as chances de conquista de sucesso e destaque e elevando o nível de competência da organização.

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Nos vemos no próximo post!