Projeto de melhoria contínua é aquele que mexe o ponteiro da empresa de alguma forma, seja reduzindo custos, aumentando resultados, melhorando a qualidade do serviço e/ou produto, fazendo com que as metas e objetivos sejam alcançados mais rapidamente.
Sem tempo para ler o post? Então, escute o episódio “Melhoria contínua: realidade ou modismo?” do nosso podcast Business Break:
Criar um projeto de melhoria contínua dentro de uma empresa é começar um ciclo que só terá fim se o negócio não existir mais. Afinal, nada é tão bom que não possa melhorar, não é mesmo?
Por isso, aplicar a melhoria contínua coloca as empresa em um ciclo em que se busca constantemente o aprimoramento dos processos existentes.
Mas não se trata de uma busca aleatória. O projeto de melhoria contínua de processos é orientado pelos objetivos do negócio, pelas oportunidades que as novas tecnologias oferecem e pela integração de todos os departamentos nesse objetivo.
Já pensou em criar um projeto de melhoria contínua para sua empresa? Continue lendo e entenda o conceito, como elaborar e exemplos de melhoria contínua.
O que é um projeto de melhoria?
Um projeto de melhoria contínua é um plano que vai orientar o aprimoramento constante dos processos de um negócio.
Essa metodologia se encaixa tanto para empresas que produzem produtos ou matérias-primas ou que prestam algum tipo de serviço.
Uma vez criado um projeto de melhoria contínua, os gerentes e a equipe realizam a gestão para que os processos estabelecidos não fiquem defasados.
A melhoria contínua é um motor da inovação nas empresas, pois tanto as mudanças internas quantos as externas que impactam o cliente podem resultar em benefícios para o crescimento do negócio.
Para ter sucesso em um projeto de melhoria contínua, entretanto, é importante contar com uma equipe forte e comprometida com essa busca. Confira abaixo como começar o planejamento.
Como fazer um projeto de melhoria dentro de uma empresa
Antes de começar um projeto de melhoria contínua é importante entender que para ter resultados consistentes não se deve abandonar o planejamento inicial.
O próprio nome dessa metodologia já reforça que continuidade é fundamental para conquistar melhorias que vão fazer o negócio evoluir.
Se bem orientado desde o começo, o projeto de melhoria contínua ganha um passo a passo para que cada etapa seja realizada.
A seguir, separamos cinco passos para aplicar a melhoria contínua nos negócios:
1. Entender o problema
Uma mudança não começa sem um motivo. Então para criar um projeto de melhoria contínua é preciso entender o(s) problema(s) que a empresa enfrenta.
Pensando na complexidade que cada negócio tem, é importante fazer essa análise inicial para direcionar os esforços para os pontos certos.
Além disso, entender quais são os problemas que estão barrando a evolução do negócio ajuda a determinar as metodologias e ferramentas que serão necessárias para lidar com a questão.
Nessa fase, os gerentes e os diretores se reúnem para apresentar seus processos, mostrar os feedbacks dos clientes para saber onde será necessário fazer mudanças.
2. Analisar o comportamento atual da empresa
Se não existe um projeto de melhoria contínua em execução, pode ser necessário fazer uma revisão geral e mais ampla dos padrões elaborados para criar essa cultura.
Mas o trabalho também pode ser pontual para continuar aprimorando uma melhoria já implementada, sem precisar de reestruturações mais profundas.
Então o segundo passo do planejamento é usar a análise do passo #1 para entender como os funcionários trabalham e em quais pontos da produção ou da prestação do serviço estão os “erros” mais significativos.
Essas duas primeiras etapas estarão conectadas, pois para entender os problemas da empresa é preciso analisar o fluxo de trabalho atual, quais padrões existem ou não, como o resultado final dos processos é afetado positiva ou negativamente, etc.
Leia também – Mapeamento de processos: o que é, importância e como fazer.
3. Mobilizar o apoio da diretoria e dos funcionários
É fundamental obter o compromisso da diretoria e dos funcionários para começar e manter o projeto de melhoria contínua gerando resultados.
Para que este conceito entre na cultura organizacional da empresa e se transforme em um valor, é preciso investir no treinamento das equipes.
Cada departamento deve repassar as análises para suas equipes e mostrar a importância que a padronização de alguns processos vai gerar para o negócio e para o trabalho em si.
Essa contextualização vai conduzir a equipe de forma organizada e lógica, o que facilita o entendimento do projeto e seus benefícios.
Com ações consistentes, a equipe consegue se mobilizar, pois entende no que está trabalhando e como pode ajudar apontando novos rumos para as atividades atuais.
4. Escolher a metodologia para sustentar o projeto de melhoria contínua
Entendendo o problema, analisando os processos atuais e tendo a equipe comprometida com o projeto de melhoria contínua, é hora de definir qual metodologia vai sustentar sua execução.
Aqui vale destacar a importância de ter profissionais capacitados na equipe que conheçam as metodologias que levam a melhoria contínua.
Leia mais sobre essa capacitação no post: “Por que ter formação Lean Six Sigma em seu currículo? [05 motivos].”
Mas não basta escolher uma aleatoriamente e executar já que todas levam ao objetivo desejado? Não!
Para escolher a metodologia ideal é preciso pensar:
- no que está sendo analisado;
- na complexidade do cenário em que o negócio se encontra;
- se já existem padrões implementados e melhoria contínua na empresa.
Com essas informações em mãos, decide-se entre: Lean Manufacturing, Lean Six Sigma, método Kaizen, PDCA, entre outros métodos.
5. Colocar a metodologia em prática
Agora chega a etapa prática do projeto de melhoria contínua. Definida a metodologia adequada para gerenciar a situação atual do negócio, ela entra em ação.
Para que a teoria gere resultados na execução é fundamental ficar atento a cada novo processo, acompanhar os indicadores e fazer análises periódicas do projeto para continuar evoluindo.
Mantendo as planilhas de acompanhamento atualizadas, a equipe consegue entender onde está dando certo e onde ainda precisa aprimorar, mantendo o ciclo de melhoria contínua ativo.
Exemplos de projeto de melhoria contínua
Como já mencionamos acima, o projeto de melhoria contínua pode envolver a empresa como um todo, em uma reestruturação geral ou ser pontual em um departamento que precise aprimorar seus padrões atuais.
Por isso, não pule a análise inicial para dimensionar a complexidade do trabalho que será preciso executar. Alguns exemplos de melhoria contínua que as empresas executam são:
– Implementação de softwares de gestão: a transformação digital está digitalizando muitas operações manuais que facilitam o dia a dia das empresas. Softwares de vendas, de gestão financeira, de projetos são alguns exemplos de melhorias que acompanham processos-chave dos negócios e que auxiliam todas as áreas envolvidas.
– Desenvolvimento da comunicação: a comunicação interna é tão importante quanto a comunicação com o cliente. Implementar um sistema único ao qual todos têm acesso facilita a interação, compartilhamento de arquivos, trocas de ideias, etc.
– Organização do ambiente de trabalho: sem um ambiente limpo, organizado e padronizado os funcionários não conseguem ser produtivos. Um exemplo de projeto de melhoria contínua que lida com esse problema é o método 5S que organiza desde o chão de fábrica até os espaços de gestão.
Aprenda a criar um projeto de melhoria para empresa
Para colocar um projeto de melhoria contínua em prática é preciso ter conhecimento. Se você quer mais informações para criar o seu, baixe nosso e-book: Como otimizar processos em PME’s.
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