Imagine o seguinte cenário: você está à frente do gerenciamento de processos de uma organização, mas não há um recurso otimizado para o desempenho da sua função, te forçando a buscar e analisar de forma fragmentada os dados necessários para a compreensão do desenvolvimento dos negócios. É buscando sanar essa demanda que surge o sistema de gestão integrada, ou SGI.

Ele é responsável pela promoção da coleta e armazenamento das informações de relevância de todos os setores e departamentos em um só lugar, possibilitando um controle uniforme dos dados e uma melhoria contínua de projetos. Por isso, falaremos hoje mais a fundo sobre esse conceito, os objetivos da gestão integrada e suas principais vantagens. Continue a leitura!

O que é um sistema de gestão integrada?

O sistema de gestão integrada é um software responsável por promover a incorporação de todos os dados de um empreendimento em um ponto de acesso único. Essa tecnologia tem estado cada vez mais presente na rotina daquelas organizações que buscam acompanhar o desenvolvimento tecnológico e utilizar destas ferramentas para fortalecer o gerenciamento de sua atuação e performance.

Na prática, o SGI viabiliza a integração daqueles planejamentos que, por serem setorizados, antes eram analisados de maneira individualizada, empobrecendo a capacidade de análise global dos departamentos e desempenhos.

Já com a sua implementação passam agora a otimizar a capacidade de trabalho e qualificar todas as suas etapas e níveis operacionais, atenuando as chances de cruzamento falho de dados, duplicações de elementos e ampliando a capacidade de compreensão do real funcionamento de determinado projeto e seus macroprocessos.

Qual o objetivo da gestão integrada?

O principal objetivo desse software é possibilitar maior assertividade na coleta e disposição das informações, proporcionando maior precisão e qualificação na tomada de decisão, e otimizando os processos que constituem o negócio.

Para isso, tem ainda enquanto foco:

  • A automatização de tarefas;
  • A simplificação de processos operacionais massivos;
  • A coleta de dados de maneira mais eficiente;
  • Uma melhor estruturação e transparência das ações internas;
  • Análise do enquadramento dos processos e resultados diante das metas da organização;
  • Identificação precoce de falhas e limitações;
  • Aumento da qualidade de todas as etapas, até a entrega final ao consumidor.

O que faz parte do SGI?

Quaisquer setores e processos podem compor as possibilidades de atuação de um sistema de gestão integrada. Esse software pode englobar ações da área de compras, controle de qualidade, estoque, financeiro, RH, saúde ocupacional, marketing e quaisquer outros processos estruturantes de uma empresa.

E para imaginar sua prática, vamos pensar nas seguintes situações:

Cenário A: você, gestor, deseja cruzar informações do departamento de recursos humanos com dados da área de segurança do trabalho, para compreender quem são os colaboradores performando tarefas de possível risco e qual o seu perfil dentro da organização.

Sem o recurso do SGI, você precisaria recorrer de forma individual a cada um desses sistemas, para depois realizar uma análise e cruzamento dos dados. Mas graças a essa ferramenta, pode acessar de forma única e integral essas informações.

Cenário B: você precisa garantir que o volume de saída de produtos corresponda à capacidade de estoque. Com o sistema de gestão, é possível fazer a equiparação desses elementos de forma a compreender o fluxo de consumo e o espaço disponível para armazenamento na empresa, para que não ocorra a chance de o estoque ficar parado, de existirem vendas para além da capacidade ou de perda de produtos.

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Quais os benefícios do sistema de gestão integrada?

  • Diminuição de custos: ter uma compreensão completa do desempenho dos departamentos o leva a tomar decisões que otimizem a utilização de recursos e mão de obra, permitindo uma redução dos custos de produção e melhor aproveitamento dos colaboradores;
  • Dados mais qualificados: contar com um sistema significa acessar um software que irá colher as informações com muito mais precisão, eliminando a ocorrência de possíveis falhas humanas nessa coleta e assegurando a qualidade dessas informações;
  • Mais segurança no armazenamento: o SGI garante que esses dados passem a fazer parte de um sistema com direcionamento para uma manutenção e proteção desses elementos. Podem ainda ser criados acessos específicos, contando com um ambiente tecnológico e seguro, que pode ser acessado quando e onde você precisar;
  • Reunião das informações: uma gestão de qualidade e orientada para uma melhoria contínua de processos precisa contar com o maior número possível de referências de avaliação. Assim, ter um acesso centralizado a esses dados torna esse trabalho ainda mais assertivo;
  • Tomada de decisões mais precisa e agilizada: com informações materiais e pareceres específicos, o processo de tomada de decisão passa a ocorrer com muito mais agilidade, contando com a eliminação de etapas;
  • Estabelecimento de padrão de processos: acessar as informações de maneira unificada significa também maior facilidade na aplicação de padronização para departamentos e processos, desenvolvendo uma norma para a orientação e desempenho do trabalho.

Como fazer a implantação da gestão integrada em uma organização?

O SGI pode ser aplicado em empresas de diferentes nichos, sendo largamente adotado organizações do varejo, indústrias, bancos, e-commerces e muitos mais.

Em organizações menores, estrutura atuações mais básicas e intermediárias, trazendo mais produtividade e fortalecendo insights e direcionamentos para estratégias. Já em empresas maiores, fundamenta desempenhos e processos ainda mais complexos, trazendo maior segurança aos dados e otimizando a produção em larga escala.

E independentemente do ramo de atuação, alguns cuidados e análises devem ser realizados antes de implantar esse sistema. Confira:

  1. Realize o planejamento e levantamento das principais necessidades da empresa e de quais são os maiores objetivos e limitações a serem superadas. Ou seja, realize um diagnóstico das necessidades. Elas serão fundamentais para que você personalize o sistema e o oriente a sanar essas questões;
  2. Com essas demandas previamente esclarecidas, busque um sistema que se adéque à sua capacidade de investimento e resolução das principais metas;
  3. Realize um treinamento completo com seus colaboradores, para passarem a compreender esse processo, seus benefícios e como aplicá-lo na prática;
  4. Escolha indicadores de desempenho, para ser possível realizar um acompanhamento e monitoramento das ações.

Viu só o quanto o manejo do sistema de gestão integrada é uma importante ferramenta para uma boa gestão de projetos? O SGI possibilita a integração das informações, o cruzamento de dados e uma tomada de decisões ainda mais estratégica, direcionando para a efetividade de uma melhoria contínua de processos.

E se gostou da temática, continue acompanhando o nosso blog para ter acesso aos principais temas da área de gerenciamento e construa uma prática cada vez mais qualificada e alinhada ao desenvolvimento e tecnologias do mercado.

Até a próxima!

Autor

Autor de 2 livros publicados: "Lean Six Sigma: O guia básico da metodologia" e "101 Dúvidas sobre Lean Six Sigma". É formado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual Paulista - UNESP. Estudou Business and Process Management pela University of Arkansas - EUA, direcionando sua especialização em Lean Seis Sigma e Gestão Empresarial. Professor de empresas como BRF, Plasútil, Usiminas, Petrocoque, Avon, Mondelli, UNESP, JohnDeere e de mais de 60.000 alunos na comunidade online. Com mais de 30 mil certificados emitidos, é CEO da Frons, uma plataforma focada em melhoria contínua e gestão de processos.