Como fazer uma ata de reunião: dicas para um modelo assertivo

Se você está em busca de entregas assertivas de uma gestão bem fundamentada e estruturada, deve saber que os alinhamentos estratégicos são fundamentais para o encontro e debate entre os responsáveis. Nesse sentido, é essencial elaborar ações que impulsionam para uma melhor produtividade desses encontros e, para isso, precisa saber estruturar um modelo de ata de reunião.

Mas, afinal, o que é esse documento? Como fazer uma ata de forma prática e descomplicada? É o que mostraremos a seguir. Portanto, continue a leitura e confira os principais direcionamentos com o nosso blog!

O que é uma ata de reunião?

A ata é a documentação responsável por registrar o compilado dos principais pontos, indicativos e decisões tomadas em uma reunião de negócios. Ela serve como um lembrete e direcionamento das futuras ações, que retomam as questões previamente anotadas para fundamentar as tarefas, responsabilidades e atividades.

Ela se torna um acessório obrigatório em encontros mais formais e auxilia ainda na manutenção da produtividade e foco do gerenciamento, podendo ser facilmente acessada e revisitada por todos os participantes. Esse cadastro permite também que colaboradores que não puderam participar possam ficar a par e se manterem atualizados com as orientações deliberadas.

Para ver depois: Você sabe o que é um gestor? Entenda mais sobre esse papel e importância no mundo organizacional.

Como fazer uma ata de reunião?

A ata fica a cargo de um integrante em específico, que deve estar atento aos debates para compilar, de forma simples e técnica, as principais informações apresentadas. Assim, o documento pode ser elaborado de duas maneiras:

1. Ata formal: o registro realizado passa a ter valor legal e, para isso, precisa ser indicado em cartório. Por se tratarem de informações que contém uma responsabilidade jurídica, envolvem passos mais rígidos e burocráticos. É indicada para cenários de mudanças contratuais, elaboração de licitações, alterações internas estruturais — como estatutos e mudanças de diretoria. Por fim, deve ser assinada pelos presentes e posteriormente lavrada;
2. Ata informal: envolve um processo simples e menos rigoroso, por se tratar das anotações relacionadas a reuniões rotineiras, como encontros com clientes, reuniões de departamentos, acompanhamento de processos internos, etc. Por estar presente no dia a dia do trabalho, é ideal que indique e nomeie cronogramas e os colaboradores responsáveis por executar os acordos estabelecidos.

Em ambas anotações, existem alguns apontamentos básicos a serem obrigatoriamente presentes, tais como:

• Padronização: paginação, fonte, diagramação, margens e estruturas devem ser estabelecidos, trazendo uniformidade e aspecto mais profissional;
• Não deve conter abreviações e rasuras;
• Respeito à norma culta da língua;
• Compilar de forma breve e transparente as questões, de modo a não abrir brecha para dupla interpretação ou dúvidas;
• Ter como foco uma redação objetiva e imparcial.

Ter uma boa organização e direcionamento dessa e de outras funções faz parte do campo de atribuições de uma gestão de alta performance. Aproveite para conferir mais a fundo sobre o tema aqui, em nosso blog!

Modelo de ata de reunião: conheça as dicas

Ao elaborar um modelo a ser replicado entre os integrantes do negócio, você deve estar atento aos principais requisitos necessários a como fazer uma ata de reunião:

Confira, no exemplo abaixo, um exemplo prático:

ATA DE REUNIÃO DE NÚMERO XYZ

IDENTIFICAÇÃO DO OBJETIVO, DATA

Pontos discutidos: itens que serão elaborados ao longo da discussão;

Integrantes: nome dos colaboradores presentes e cargos ocupados;

Às (hora e minuto de início) do (dia, mês e ano), na sala de reuniões (detalhes do local), estiveram presentes os profissionais XYZ, com o intuito de (deliberação/discussão/tomada de decisão). O (colaborador X) presidiu a reunião, sendo assistido pelo (profissional Z).

(Primeiro ponto de discussão apresentado e o que foi acordado).

(Segundo tópico, com sinalização dos responsáveis e atribuições).

Sendo o que havia para a ocasião, optou-se pela finalização da reunião às (hora e minuto do encerramento), ficando acordado um retorno da deliberação no (dia, mês, ano e horário), no (local).

Para registro, eu (identificação do profissional) lavrei a presente ata que, após leitura e concordância de todos os presentes, segue assinada pelos participantes.

Acordos firmados:

(Assinaturas)

E então, o que achou de compreender mais sobre o tema? Lembre-se que essa é apenas uma das possibilidades de sugestões.

Caso deseje elaborar um modelo de ata de reunião adaptado à realidade da sua gestão, não se esqueça dos pontos essenciais, como dados de identificação e dos presentes, áreas de discussão, responsabilidades atribuídas, prazo de apresentação dos resultados e sinalização de agendamento do próximo encontro.

Assim, você mantém uma rotina produtiva e de alta performance, direcionando o time para execuções precisas, calculadas e com impactos significativos nos projetos e processos. Atenha-se também ao fato de que esse documento deve ser de fácil acesso entre os profissionais diretamente ligados a ele.

Agora que já sabe como fazer uma ata de reunião, que tal aproveitar para conferir como montar pautas funcionais?

Nos vemos no próximo post!