Reunião de negócios: conheça as técnicas e dicas de produtividade

A realização de uma reunião de negócios é sempre uma etapa essencial na gestão e monitoramento de qualquer projeto, afinal, esse momento é responsável por sintetizar os principais direcionamentos, orientações e esclarecimentos, assegurando uma tomada de decisão assertiva.

Com isso, é natural surgirem dúvidas com relação a como planejá-la e de que forma garantir produtividade e, acima de tudo, bons resultados. Pensando nisso, elaboramos um guia para que você compreenda quais são os principais tipos e como construir a confiança necessária para conduzir esses encontros, além de conhecer as melhores dicas de planejamento, estruturação e encerramento.

Para conferi-los, continue a leitura e confira a seguir!

Quais os tipos de reunião de negócios?

Antes de se preparar para a reunião, é essencial que você diferencie os propósitos e segmentações responsáveis por criar tipos de encontros específicos, baseados nos focos de cada uma. Esse é o fundamento que irá direcioná-lo para pontos básicos relacionados a quais colaboradores chamar, tempo de duração, modalidade (se presencial ou virtual) e mais. Entenda:

1. De introdução de um projeto

O alvo estabelecido é o de compartilhamento de uma ideia, processo ou projeto. O levantamento das questões de discussão precisam ser previamente elaboradores e compreendidos, para que você repasse de maneira objetiva e direcionada.

Em relação ao tempo, costuma requerer um pouco mais de liberdade de agenda, já que a indicação é para cerca de 1h de duração. Também é necessário que se estipule um momento, de até 20 minutos, para que a equipe possa tirar dúvidas e solicitar esclarecimentos.

Aqui, o ponto de atenção é o de que um dos maiores equívocos dessa fase é o de extrapolar o cronograma proposto, tornando esse compromisso um tanto quanto cansativo!

2. De articulação

Costuma ser a segunda etapa de gerenciamento. Aqui, os colaboradores já estão por dentro das necessidades e se atêm aos aspectos que demandam atenção aos detalhes, compondo a estruturação da pauta. A duração estipulada é de até 1 hora de duração.

A falha mais presente está relacionada a uma eventual fuga do tema proposto, fazendo, em alguns casos, com que seja preciso agendar um segundo encontro. Por isso, você deve ter atenção e ser o ponto de condução, controlando ainda em ata os pontos discutidos e responsabilidades atribuídas aos departamentos, equipes e funcionários.

3. De tomada de decisão

As fases anteriores servem como qualificação e fortalecimento da tomada de decisão, que precisa ser feita após uma minuciosa análise dos fatores-chave envolvidos. Com um indicativo de prazo de 20 a 50 minutos, deve sintetizar os principais apontamentos e sua relação com a deliberação final.

É comum nos depararmos aqui com líderes que acham que os demais colaboradores não devem interferir, quando, na verdade, diferentes pontos de vista tendem a aperfeiçoar essa finalização, já que é a partir dessa ocasião que futuras ações são tomadas.

Como se preparar para conduzir uma reunião?

Por mais que esses encontros já façam parte de sua rotina, cada reunião de negócios é única. Isso significa que é necessário garantir uma preparação prévia para cada acontecimento, e que os próximos passos devem ser alinhados conforme as exigências e disponibilidades. No geral, elencamos 6 métodos fundamentais para a conquista da assertividade.

1. Inicie pela organização

Tenha em mente o objetivo dessa comunicação, já que é ele quem irá determinar se ela será de apresentação, discussão ou de tomada de decisão. Com isso, organize os dados e indicadores de desempenho que serão destacados e, se necessário, selecione o material que servirá como apoio. Estamos falando de computadores, planilhas, documentações, vídeos e qualquer tipo de instrumento necessários.

Dê também preferência para a elaboração de uma pauta prévia. Dessa forma, os participantes chegarão esclarecidos e bem situados com relação à discussão.

2. Defina quem irá participar

Tenha certeza de que todos os presentes estejam diretamente relacionados com a situação e possam agregar em termos de insights e know how.

Além disso, muito provavelmente cada departamento irá ainda compartilhar questionamentos, e é seu trabalho estar preparado para fazer as mediações, intervenções e esclarecimentos necessários. Não se esqueça de se atentar às agendas e possibilidades de participação. Afinal, a depender do regime de trabalho, ela pode acabar ocorrendo de forma remota, presencial ou híbrida.

3. Tenha foco

Não há nada mais frustrante do que participar de um encontro que poderia ter sido um e-mail, certo? Então, não tem porque submeter outros profissionais a um momento não produtivo. Defina um cronograma e, antes de confirmar o compromisso, garanta que os encaminhamentos prévios foram realizados.

Ao iniciar uma reunião, tenha em mente a pauta estabelecida e, a menos que surja uma demanda de urgência, atenha-se aos pontos já elencados.

4. Invista na comunicação

Ao conduzir a reunião de negócios, é natural que você seja compreendido enquanto um ponto de referência dentro da organização. E para conseguir compartilhar de forma clara e objetiva as ideias, é preciso ter uma boa comunicação e oralidade.

Invista em cursos e treinamentos voltados para o campo do gerenciamento e busque de forma constante o aprimoramento do conhecimento, que logo se traduzirá em uma liderança precisa, prática e determinada. Assim, você conquista a devida atenção e segurança de que sua exposição está sendo bem compreendida.

5. Elabore um plano de ação

Esses compromissos acontecem por um motivo, logo, a resolução precisa ser amplamente entendida e elaborada por todos os presentes. Para isso, elabore uma ata ou plano de ação capaz de sintetizar os pontos acordados, as medidas a serem tomadas e os responsáveis por cada tarefa.

Não se esqueça de definir um cronograma para cada execução e nomeie também quem será o funcionário que irá fazer o monitoramento e acompanhamento desses projetos.

6. Saiba como encerrar

Ao encerrar, certifique-se de que todos os presentes compreenderam o seu papel em determinada estrutura, retome brevemente aquilo que foi acordado, enfatize os prazos e acordos e comprometa-se a fazer o envio da ata. Dessa forma, você conta com a formalização e certeza de que não restam dúvidas e temáticas em aberto.

Dicas para estabelecer uma reunião produtiva

Separamos uma série de orientações que garantem o melhor aproveitamento e produtividade. Confira:

• Use a comunicação e inteligência emocional a seu favor: saiba compreender o perfil dos demais colaboradores e domine o conhecimento técnico de mediação que o tornam um profissional habilidoso e capaz de mediar e liderar esses encontros;
• Se possível, recorra a diferentes tipos de recursos: vá além do simples compartilhamento de slides e integre novas mídias ou formas ainda mais didáticas de transmitir a mensagem. Estudos de caso, por exemplo, costumam trazer bons resultados;
• Faça anotações: ideias e sacadas tendem a surgir de forma espontânea nesse tipo de cenário. Esteja atento e faça as anotações necessárias para elaborá-las em um segundo momento.

Com essas dicas, certamente ficará fácil planejar, conduzir e finalizar uma reunião de negócios. Lembre-se que essas recomendações podem e devem ser adaptadas ao contexto e realidade da empresa em que atua, atingindo o sucesso da comunicação do seu papel como gestor.

E então, o que achou de conhecer sobre o tema? Se deseja conhecer mais sobre formações e aperfeiçoamentos de carreira, acompanhe o nosso blog. Aproveite e confira como fazer um bom gerenciamento de equipe.

Nos vemos no próximo post!