A otimização de tempo é uma das coisas mais importantes no mundo corporativo, afinal, a capacidade de realizar tarefas com mais eficiência e velocidade é fundamental para o aumento da produtividade das equipes.
Com esse sistema, os gestores conseguem visualizar facilmente o tempo levado pelos membros do time em cada tarefa e entender como eles estão fazendo o gerenciamento do seu próprio tempo.
Quer saber como o timesheet ajuda nisso e como utilizá-lo com a sua equipe? Então, continue rolando a página e confira como esse mecanismo pode te auxiliar!
O que é o timesheet?
Ele é uma ferramenta para gerenciar o tempo envolvido na realização de atividades, sendo uma ótima forma de fazer a gestão do tempo utilizado no seu workflow.
O timesheet não apenas traz o período em que a tarefa foi realizada, como também uma descrição do que foi feito e o responsável pela sua realização. Ele pode ser montado em planilhas ou softwares próprios para essa documentação.
Com a ferramenta, os integrantes da sua equipe podem fazer o acompanhamento do tempo utilizado para realizar cada atividade no seu dia de trabalho, enquanto os gestores fazem a análise da produtividade de cada membro e do seu fluxo de trabalho por meio do sistema.
Além disso, os líderes podem levantar o tempo médio necessário para cada tarefa, permitindo encontrar possibilidades de melhoria ou falhas no fluxo de trabalho. As demandas monitoradas podem variar de acordo com o tipo de negócio, indo desde uma simples reunião até a construção de planejamentos. Você pode personalizar isso conforme as necessidades da sua rotina.
Como funciona um timesheet?
Apesar de parecer uma ferramenta complexa e difícil de usar, o timesheet é muito fácil de ser aplicado, ainda mais com o uso de softwares especializados que existem atualmente. A partir de uma tabela estabelecida anteriormente, os colaboradores podem ir adicionando manualmente as atividades que foram feitas e o tempo gasto em cada uma delas.
Esses dados ficam registrados em uma planilha ou no sistema da empresa, permitindo que os gestores possam analisar esses dados posteriormente. Existem algumas ferramentas com funcionamento automático e que registram tudo o que o é feito, sem que os membros da equipe precisem adicionar manualmente.
Ao final do dia, elas disponibilizam um tracking diário que pode ser revisado e editado. Essa é uma ótima opção para quem deseja ter um sistema ágil e muito prático de usar para fazer o controle de produtividade dos funcionários.
Como fazer o cálculo de horas com o timesheet?
Você pode realizar esse cálculo se baseando na jornada de trabalho da sua equipe. Se ela for feita em 44 horas semanais, por exemplo, então o total no final do mês deve ser de 220 horas.
Com isso, é possível levantar o tempo médio necessário para a realização de cada demanda, permitindo que o timesheet seja utilizado para precificar os serviços da empresa, além de ser usado para cálculo de bonificações e diagnóstico de melhorias para serem implementadas no fluxo de trabalho.
Quais são os benefícios de usar o timesheet?
Essa ferramenta simples e eficiente vai te auxiliar a fazer um melhor gerenciamento das atividades, garantindo o máximo de produtividade e performance. Veja quais são os maiores benefícios de usar o timesheet no dia a dia:
1. Mais transparência
Com a ferramenta, você e sua equipe conseguem ser muito mais transparentes na prestação de contas aos clientes e, até mesmo, entre o time. O sistema de timesheet pode ser usado como comprovação da realização de uma atividade e a quantidade de horas gastas para realizá-la.
Isso também é muito importante para conseguir justificar os preços cobrados pelos serviços, sendo uma forma de fundamentar as necessidades de aumentos.
2. Melhor gestão de tempo
O timesheet torna a missão de gerenciar o seu tempo e o da sua equipe muito mais simples. Com os dados da ferramenta, você consegue visualizar com precisão o esforço necessário para cada atividade e encontrar gaps no meio dos processos utilizados.
3. Análise profunda sobre a produtividade
Uma ferramenta como essa permite uma análise completa e profunda acerca da produtividade da sua equipe. Com ela, você tem dados precisos e detalhados a respeito do tempo utilizado para executar uma atividade com qualidade.
Dessa forma, é possível obter insights valiosos sobre a gestão do tempo em seu time, permitindo a identificação de oportunidades de melhorias no workflow.
Entendeu o que é um timesheet e como ele é importante para o gerenciamento da sua equipe? Conhecendo o que é esse sistema e o que ele faz, você pode usá-lo para otimizar o seu tempo e aumentar a produtividade. E se você deseja conhecer mais processos relacionados à melhoria contínua e gestão empresarial, confira os outros conteúdos em nosso blog.
São diversos posts sobre os temas, inclusive, temos uma postagem com dicas de como fazer uma boa gestão do tempo em sua rotina de trabalho. São dicas práticas e que vão direto ao ponto para te ajudar a otimizar o seu dia a dia. Acesse e confira!
