Workflow: o que é e como usar na sua equipe

Você sabe o que é workflow e para que ele serve? Basicamente, ele é o fluxo de trabalho de uma equipe ou organização, sendo a representação da forma com que ela se organiza em suas rotinas.

Isso significa que por meio do workflow é possível organizar os seus processos durante o fluxo de trabalho do dia a dia, tornando a execução das atividades mais eficiente e prática.

Quer entender melhor como funciona essa estratégia e como é possível aplicá-la na sua equipe? Então, continue a leitura e confira o nosso guia abaixo!

O que é workflow?

É possível definir o workflow como a forma de organização dos processos e rotinas do trabalho de uma equipe ou empresa. Dentro de um, é importante que o trabalho seja feito seguindo uma sequência lógica e prossiga em etapas até a sua finalização.

Para resumir de forma simples, ele é um passo a passo de como realizar determinada tarefa ou processo da forma mais eficiente possível. Por isso, é fundamental que uma empresa tenha um workflow bem estabelecido e que ajude os colaboradores a entregarem os melhores resultados.

Com ele, é possível automatizar as tarefas e integrar melhor todas as áreas da organização, aumentando a sua produtividade e otimizando os processos.

Exemplo de um workflow

Um exemplo simples de workflow acontece quando:

1. Sua equipe de marketing capta um novo lead;
2. Ele passa por uma qualificação;
3. Depois seu vendedor entra em contato e faz uma proposta;
4. Eles negociam;
5. Por fim, o vendedor finaliza a venda.

Percebeu como o processo segue uma sequência lógica de etapas até a sua finalização? Apesar de ser um exemplo bem simples, com ele já é possível ter uma ideia de como esse fluxo de trabalho funciona e pode ajudar a sua equipe a se organizar.

Como funciona um workflow?

Os fluxos de trabalho devem ser organizados previamente para garantir que os processos sejam executados de forma eficiente, além de reduzir as chances de falhas.

Outro ponto importante dentro de um workflow é automatizar o que for possível. Atualmente, existem diversas ferramentas de automatização que ajudam a tornar os processos ainda mais rápidos.

Além disso, existem diferentes tipos de workflow para adaptar aos variados fluxos de trabalho das equipes e organizações. Confira eles a seguir:

Administrativo

No modelo administrativo, as rotinas costumam ser mais burocráticas e com um nível menor de complexidade. Por isso, um workflow desse tipo vai ajudar a otimizar o tempo nessas atividades, automatizando boa parte delas e tornando a rotina das equipes mais prática.

Nesse caso, algumas ferramentas que permitem a automatização das tarefas mais repetitivas e burocráticas são muito utilizadas.

Ad Hoc

O nome difícil e incomum pode parecer algo complexo, mas na realidade, esse é o formato mais flexível de workflow. No Ad Hoc, os processos podem ser mudados sempre que for preciso, até mesmo quando o fluxo de trabalho já foi iniciado.

Como ele permite improvisos e alterações em qualquer momento do processo, recomendamos a sua utilização para trabalhos individuais ou equipes menores.

Colaborativo

No workflow colaborativo, a ideia é ter uma maior colaboração entre os membros das equipes, reunindo esforços para alcançar os objetivos estabelecidos.

Nesse caso, vários departamentos da empresa podem estar juntos em torno de uma meta comum. Por isso, o fluxo de trabalho acaba sendo independente e não oferece tanta agilidade assim. No entanto, ele é um modelo muito completo e que envolve diferentes habilidades dos times para atingir os resultados esperados.

Produtivo

O workflow produtivo pode ser utilizado em processos totalmente automatizados ou que tenham ainda uma parte da sua execução feita por pessoas. Geralmente, ele envolve tarefas repetitivas, sendo um modelo de maior complexidade e que exige maior qualificação.

Transacional

No modelo transacional, é necessário que várias atividades sejam executadas em conjunto para que ele funcione corretamente. Ele pode ser automatizado com algumas ferramentas, já que nem todas as etapas dependem de humanos para realizá-las.

Aproveite para conferir em nosso blog como definir um workflow assertivo para a sua empresa e fazer a melhor escolha entre os modelos existentes.

Como construir um workflow em sua equipe?

Agora que você conhece os principais tipos de workflow e conhece melhor o seu funcionamento, é hora de aprender a como construir o seu próprio modelo e aplicá-lo na sua equipe.

Confira a seguir como montar o seu:

1. Analise o fluxo atual

A melhor forma de começar a construir o seu novo fluxo de trabalho é analisando o modelo atual. Reúna a sua equipe e faça uma revisão do processo utilizado atualmente. Nessa etapa, será possível identificar alguns gargalos e problemas que podem ser otimizados.

2. Defina responsáveis

Se houver mais equipes e departamentos no projeto, é essencial definir quem serão os responsáveis por cada um. Essa pessoa deverá ficar com a responsabilidade de implementar o novo workflow naquela equipe ou setor, além de fazer um acompanhamento do desenvolvimento.

3. Levante tarefas e os seus envolvidos

Esse é o momento de levantar as tarefas necessárias para a implementação do workflow e quem executará cada uma delas. Essa é a hora de voltar para a análise feita no início e identificar o que precisa ser alterado ou otimizado.

Além disso, é importante definir quais serão os indicadores de qualidade que serão utilizados no monitoramento dos processos, avaliando a sua qualidade.

4. Desenhe o novo fluxo do início ao fim

Com as tarefas e seus responsáveis definidos, é hora de construir o novo fluxo, desenhando um início, meio e fim para toda a sequência de etapas a serem desenvolvidas. Nessa fase, você deve colocar todas as ações que serão executadas e também os possíveis desvios que podem acontecer.

5. Identifique ferramentas que podem ser incluídas na rotina

É importante avaliar se algumas das etapas e ações podem ser automatizadas com certas ferramentas. Elas são extremamente úteis para otimizar os processos e tornar todo o fluxo de trabalho ainda mais eficiente.

Caso encontre alguma ferramenta que possa ser utilizada, é fundamental estabelecer um plano de ação para implementá-la. Assim, você evita que a equipe fique confusa em relação ao uso dela.

Entendeu como o workflow pode ser útil para a rotina da sua equipe? Ele é uma ótima estratégia para organizar o trabalho da sua empresa e garantir mais eficiência nos processos, tornando o caminho até o atingimento dos objetivos mais fácil.

E, nessa estratégia, é muito importante estar em constante melhoria, ou seja, revisar as ações e otimizá-las sempre que for possível. Se você deseja se tornar um especialista em melhoria contínua e atuar para que a sua equipe esteja sempre evoluindo, conheça as nossas opções de cursos da área!