Um gerenciamento eficiente em todos os setores é essencial para garantir o sucesso e desenvolvimento de uma empresa. Diversas dificuldades podem surgir durante o tempo traçado para atingir determinada meta e os profissionais responsáveis devem estar preparados para superá-las da melhor forma.
A gestão de projetos é uma ferramenta que pode fazer toda a diferença nesse processo. Ela vem sendo usada no ambiente corporativo para planejar, executar e monitorar os projetos e garantir que estes sejam bem sucedidos.
Se você que saber mais sobre o conceito dessa prática, suas vantagens e como implantá-la no seu negócio, acompanhe o post que a Frons preparou sobre o assunto!
Antes de tudo, o que é um projeto?
A palavra projeto é normalmente usada para definir um planejamento de determinada ação antes de colocá-la em prática. Na nossa vida quase que diariamente estamos planejando algo simples como a redecoração de um cômodo ou algo mais elaborado como a compra de uma casa. No entanto, no mundo dos negócios, a definição de projetos é um pouco mais específica.
Segundo o Guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK), um projeto se refere a um esforço temporário para criar um produto ou serviço exclusivo. Ou seja, ele é único e não pode ser repetido constantemente. Cada projeto possui necessidades diferentes e recursos limitados. Além disso, possuem um tempo pré-determinado para atingir um objetivo claro com data de início e fim.
A partir dessas definições, é importante deixar explícito que projeto difere de processo. Os processos são ações contínuas, que produzem resultados padronizados e já conhecidos. Já um projeto é algo temporário onde o resultado será único. Ele pode ser realizado, por exemplo, para testar alguma melhoria em uma determinada operação ou desenvolver um novo produto. Com o sucesso de um projeto, este pode virar um processo no setor de uma empresa.
O que é gestão de projetos?
Agora que definimos o que é projeto, fica mais fácil de entender o que é a gestão de projetos. A prática consiste em um conjunto de técnicas, conhecimentos e habilidades para que um projeto tenha sucesso, ou seja, para que o seu objetivo seja atingido conforme planejado. Para isso as seguintes tarefas devem ser executadas:
- Iniciação: nesta fase são definidos os detalhes para a execução do projeto como os responsáveis e suas funções, levantamento dos recursos disponíveis, prazos, metodologia, previsão de custos e prazo;
- Planejamento: é realizado um cronograma de tarefas com detalhes, a estruturação de cada etapa do projeto, custos de cada uma, riscos e objetivo.
- Execução: é a parte prática do projeto, onde tudo que foi planejado começa a se executado pelos responsáveis.
- Monitoramento: é muito importante o acompanhamento do gestor de projetos em cada etapa para garantir que tudo ocorra da forma planejada. Caso algum imprevisto ocorra, ele deve estar pronto para promover medidas corretivas.
- Encerramento: na última etapa ocorre a validação do projeto e a conclusão dos pontos positivos e negativos durante o período de execução.
Com o mercado mais competitivo a cada dia, muitas empresas vem investindo na contratação de gestores de projetos a fim de melhorarem seus produtos ou serviços e entregarem um valor a mais aos seus clientes. Os profissionais devem estar preparados para gerenciar, administrar e coordenar todas as etapas para concluírem um projeto.
Benefícios da gestão de projetos
Implementar uma gestão de projetos no seu negócios traz diversas vantagens. Confira algumas:
- redução de riscos: a partir de diversas informações é possível mapear os imprevistos que podem surgir durante a execução do projeto;
- otimização de tempo: um cronograma e um monitoramento bem realizado auxiliam que as atividades sejam realizadas em um menor tempo;
- maior agilidade na tomada de decisões: as decisões são realizadas em dados, e qualquer ação realizada fora do planejado pode ser reajustada com agilidade;
- maior engajamento da equipe: um objetivo a ser cumprido em um prazo determinado estimulam o time a agir de forma mais ágil.
Como elaborar gestão de projetos?
Já ficou claro que uma gestão de projetos eficiente é a base para o sucesso do seu negócio, não é mesmo? Mas como implementar a metodologia na sua empresa? Confira as seguintes dicas:
1. Escolha uma metodologia
Busque uma metodologia de gestão de projetos que sejam compatíveis com o seu negócio. Existem diversas opções disponíveis para atender diferentes nichos e objetivos. Observe as características de cada uma e escolha aquela que atende as suas necessidades.
Na gestão de projetos as metodologias são classificadas como ágeis e clássicas, conheça um pouco de cada uma:
- metodologias ágeis: o tempo é a restrição primária. É indicada para projetos que serão aplicados em ambientes que mudam com frequência. Um exemplo de metodologia ágil é o Scrum;
- metodologias clássicas: o escopo é a restrição primária. É indicada para projetos em que o escopo do projeto e do produto está claro e bem definido.
2. Capacite seus funcionários
Lembre-se que umas das partes mais importantes de uma empresa é o seu quadro de funcionários. Invista em pessoas que estejam alinhados com a política da empresa e que demonstram interesse em participar das ações que ajudem no crescimento. Oriente seu time sobre a função de cada um na metodologia que será aplicada e promova cursos, palestras e treinamentos para que eles compreendam a sua importância na nova realidade.
3. Esteja preparado para imprevistos
Mesmo em um projeto bem-planejado, com análise de recursos, cronograma de execução pode sofrer imprevistos. Lembre-se sempre de utilizar toda a documentação do projeto para acompanhar e comparar com o que está sendo executado. Assim você saberá se algo deve ser ajustado ou alterado para atender o escopo determinado.
4. Acompanhe os indicadores do projeto
Após determinar o planejamento e ter em mente o objetivo, é indispensável estabelecer e acompanhar os indicadores relevantes para o sucesso de cada projeto. Esta etapa será importante para identificar se houve algum desvio do planejamento e permitirá você agir com agilidade para não prejudicar o resultado. Indicadores de qualidade, indicadores de produtividade, indicadores de risco, são alguns dos números que você deverá ficar atento.
5. Conte com a tecnologia
Algumas plataformas e softwares disponíveis no mercado podem te auxiliar na gestão de projetos de forma ágil e eficiente. Priorize os que sejam simples de utilizar e que ofereçam recursos relevantes para o seu negócio como gerenciamento de risco, cronogramas operacionais, gestão de custos de despesas, indicadores de qualidade. Com o auxílio da tecnologia, você poderá traçar estratégias mais assertivas para o futuro.
Agora que sabemos da importância da gestão de projetos, que tal começar a implementar o método na sua empresa? Confira o post “Melhoria contínua de processos: ferramentas e métodos para aplicar” para se informar ainda mais sobre estratégias para ajudar no sucesso do seu negócio.
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