Quem está dentro do ambiente empresarial todos os dias certamente já ouviu falar em business case. Apesar de ser um termo bastante utilizado, ainda existem muitas pessoas que não sabem o que é business case e, principalmente, não sabem como colocá-lo em prática ou incluí-lo em suas tarefas profissionais.
De maneira geral, em primeiro lugar, é preciso compreender que business case é uma ferramenta que tem por objetivo auxiliar na elaboração de projetos. Essa metodologia pode ser elaborada em forma de documento ou apresentação.
Sendo assim, montamos esse material para te ajudar a compreender melhor o que é business case e o que ele pode fazer por você. Conheça a seguir a melhor forma de implementar esse conceito nos seus projetos e melhorar seu rendimento profissional. Boa leitura!
O que é business case?
Você sabe o que é business case? De maneira geral, o business case é um dos primeiros documentos a serem elaborados dentro de um projeto de Seis Sigma.
Isso significa dizer que o desenvolvimento de um business case tem início a partir da definição do projeto que será realizado.
Assim, pode ser descrito como um documento bem estruturado que incentiva a tomada de decisão a respeito de determinada sugestão.
Elaborado nas fases iniciais de um projeto, o business case tem como objetivo não só descrevê-lo, como também realizar o registro do mesmo através da explicação de informações importantes, como porquê o projeto é importante, o que é, como será realizado e quais profissionais serão necessários para pôr em prática.
A partir do momento no qual essas informações foram reunidas, já é possível partir para a elaboração do business case.
Esse primeiro passo de qualquer projeto é de extrema importância, principalmente porque evita a duplicação de atividades e o desperdício de recursos dentro da mesma empresa.
Dar a devida importância à construção de um bom business case é passo essencial para o futuro do seu projeto.
Apesar de poder ser apresentado de maneira oral, se você tem o objetivo de impressionar e ver seu projeto aprovado, invista tempo e recursos na elaboração e no entendimento do que é business case.
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Como montar um business case?
Muitas pessoas seguem um modelo pronto para todas as ocasiões. Essa é uma ótima opção para quem já está acostumado a elaborar esse tipo de documento.
Entretanto, se você nunca fez ou ainda não sabe o que é um business case, precisa saber que para realizar a elaboração de um, são necessários alguns passos.
Assim, para que o registro de projeto cumpra com a sua função, é indispensável que o mesmo siga alguns parâmetros de qualidade. Confira a seguir quais são os principais.
Qual o objetivo do projeto?
O primeiro passo na elaboração de um bom business case é definir o objetivo principal do projeto. A partir daí, você evita desviar-se do foco principal.
É imprescindível para o sucesso do seu projeto deixar bem claro o objetivo do mesmo, pois essa será a motivação principal do seu projeto.
Declaração de oportunidades
Nesse segundo ponto é essencial fazer uma boa propaganda. Essa parte do business case é o momento onde você deverá vender sua ideia, deixando bem claro todas as vantagens do mesmo.
Nesse tópico é interessante mostrar para a empresa quais os retornos esperados a partir da aplicação do projeto.
Por isso, você não deve medir palavras na hora de expor os pontos positivos e de chamar atenção para as vantagens que a aplicação do projeto poderá trazer para a empresa.
Estimativa de gastos
Esse ponto é de extrema importância visto que pode viabilizar ou não seu projeto. Da mesma forma que é essencial explicitar as vantagens, também é imprescindível ser realista na hora de descrever os gastos e investimentos envolvidos.
Não considere esconder ou maquiar o valor total, pois o seu business case funciona justamente como o registro do projeto e, em caso de incompatibilidade com a realidade, a implementação do mesmo será prejudicada.
Equipe
Outro ponto fundamental é a descrição da equipe necessária para que o projeto em questão seja posto em prática.
Além de ser necessário ter uma boa equipe participando da elaboração do próprio business case, também é indispensável deixar delimitados os profissionais que farão parte do projeto.
Quem será responsável por colocar em prática a ideia? Quais tipos de profissionais serão recrutados em cada etapa? Existe a necessidade de uma equipe especializada? Todas essas perguntas – e outras mais – deverão ser respondidas no seu business case.
Cronograma e prazo
Por último, mas não menos importante, não economize em detalhar o cronograma e todos os prazos envolvidos na execução do projeto. Esse ponto ajuda no entendimento do projeto, e também a decidir se o mesmo é viável ou não.
Se você quer saber mais sobre como elaborar metas para o seu projeto e como executá-las da melhor forma, não deixe de ler esse artigo sobre o assunto no nosso blog.
O que não pode faltar no seu business case?
Como dissemos, existem diversos modelos de business case prontos que podem ser usados de maneira bastante conveniente. Entretanto, durante a elaboração existem alguns tópicos que não podem ser deixados de fora:
- Números: não deixe de explicitar a receita para que o projeto seja concretizado, além de incluir todas as despesas e também os resultados esperados após a implementação do mesmo. Use os números a seu favor e não economize nesse tipo de informação;
- Profissionais: inclua no seu business case todos os tipos de profissionais necessários para a execução. Discrimine quais as área de atuação e se será necessária a contratação adicional de alguém especializado;
- Mercado: incluir uma justificativa que envolve uma boa análise de mercado é imprescindível em um business case bem elaborado. Não deixe de explicitar a demanda, qual inovação trazida e o potencial de gerar interesse;
De maneira geral, um business case bem montado não pode deixar de reunir benefícios, desvantagens, custos e riscos da situação presente, além de fazer uma projeção para um futuro próximo.
Todos esses pontos essenciais não podem ser negligenciados, visto que ao apresentar um projeto com todos os dados se torna bem mais fácil justificar a implementação do mesmo.
Confira nossa expert class, em que falamos o que você não pode deixar de lado na elaboração do seu business case:
Qual a importância de aplicar nos seus projetos?
Investir em um bom business case é uma forma de mostrar às empresas que sua ideia vale a pena.
É através desse documento que o seu pensamento mostra ter potencial para ser executado.
Diante do cenário econômico atual, que conta com altos custos e competitividade cada dia maior, apresentar um business case forte faz toda a diferença na hora de ter sua ideia aprovada ou não.
Convencer uma empresa que vale a pena correr certos riscos financeiros para pôr em prática um projeto não é tarefa fácil. Por isso, você deve avaliar todos os aspectos indispensáveis de um bom business case para elaborar o seu.
Além disso, essa é uma forma de registrar sua ideia. Diante de um cenário onde a todo o momento somos bombardeados de informações e ideias, é bastante interessante pensar em uma maneira de formalizar seu projeto para que o mesmo fique protegido.
Por isso, quanto mais rápido e mais bem elaborado for o seu registro, maiores serão as suas chances de que a ideia seja vista, aceita e posta em prática pela empresa.
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