O que é Kaizen? Aprenda como aplicar o método na sua empresa

Quer entender em detalhes o que é Kaizen?

Kaizen é uma das ferramentas relevantes que são utilizadas para implementar a melhoria contínua dentro de uma empresa.  

Com origem japonesa, a palavra Kaizen é entendida como “melhoria”. Nesse sentido, a sua adoção tem como objetivo melhorar:

• a qualidade das entregas para clientes;
• produtividade da equipe;
• segurança dos processos;
• cultura organizacional.

Mas como alcançar tudo isso? Esse é exatamente o assunto deste artigo sobre os objetivos do Kaizen. Elaboramos um guia para responder às seguintes perguntas:

• O que é Kaizen? 
• Como foi criado o Kaizen?
• Como funciona o Kaizen?
• Qual é o objetivo do Kaizen?
• Como aplicar o método Kaizen?
• Exemplos de Kaizen [VÍDEO]
• Como o Kaizen pode trabalhar com o Lean Manufacturing?
• Vantagens do Kaizen 

Leia também: Melhoria contínua de processos: 4 ferramentas eficazes [+ cursos de qualificação]

O que é Kaizen?

Como vimos acima, Kaizen significa melhoria ou dentro da realidade de negócios, melhoria contínua. Um termo sobre o qual você pode ter ouvido falar muito.

O Kaizen é uma das ferramentas de Lean Manufacturing que visa melhorar todas as partes de uma empresa através da padronização dos processos de produção. 

Trata-se de um método de melhoria contínua rápido (um ciclo completo dura em média 30 dias). É uma ferramenta que incentiva a criatividade para mudar a cultura da empresa para melhor, exigindo como o Seis Sigma, um esforço de equipe para resolver problemas como o desperdício, por exemplo.

O conceito sobre o que é Kaizen propõe mudanças nos processos que ocorrem dentro de uma empresa, para:

• eliminar o desperdício;
• melhorar a eficiência dos processos.

O Kaizen atua modificando processos e padrões em todas esferas do negócio, desde práticas do CEO até os estagiários.

O método propõe uma abordagem de melhoria contínua para garantir a evolução do negócio que nunca deve ser interrompida.

Dentro do método Kaizen, alguns princípios são fundamentais, como a busca por medidas para conter e corrigir as causas dos problemas (e não apenas suas consequências) e a análise de dados para fazer uma gestão baseada em fatos. Afinal, contra fatos não há argumentos. 

Para que tudo isso seja posto em prática, todos os envolvidos devem considerar ao analisar um processo dentro de um projeto de melhoria contínua:

• condição atual;
• estado desejado;
• as etapas para alcançar esse estado ideal;
• o monitoramento de dados e resultados.

Antes de continuar, quer entender melhor os passos para aplicar e entender o que é melhoria contínua? Dê uma olhada no que o nosso especialista Master Black Belt Carlos Sander traz sobre o assunto:

Como foi criado o Kaizen?

Com origem no Japão, a filosofia Kaizen surgiu no período pós-Segunda Guerra Mundial. 

Diante dos problemas econômicos do país e com a ocupação dos Estados Unidos, o Japão precisou transformar a relação entre empresas e trabalhadores. 

Ao mesmo tempo, era necessário criar alternativas para voltar a crescer e competir com as grandes empresas do mundo.

Por meio da decisão de incentivar os estudos e o desenvolvimento de estratégias de administração, surgiu o Kaizen.

Os resultados apresentados pela metodologia fizeram com que ela se espalhasse pelo mundo e sobrevivesse até os dias de hoje, como um dos grandes métodos de redução de custos e melhoria contínua. 

Como funciona o Kaizen?

O Kaizen é um evento que promove a melhoria contínua, seja de processos, serviços, produtos, linha de produção ou qualquer outra área em que seja identificada a necessidade ou oportunidade de otimização.

A metodologia funciona em três etapas que devem ser distribuídas e realizadas em poucos dias. Na realidade, o tempo máximo indicado para o modelo do Kaizen são 30 dias de evento. 

Durante esse período, a equipe do projeto irá se dedicar a implementar as mudanças necessárias e indicadas no projeto, saindo de um patamar de qualidade e caminhando para outro superior. 

Qual é o objetivo do Kaizen?

O objetivo da ferramenta é gerar mudança e, para isso, o modelo é dividido em três etapas: 

• preparação;
• evento;
• follow-up. 

Entre a fase de preparação e o follow-up, a equipe do projeto deve se dedicar integralmente à implementação do evento. Ou seja, na fase “evento” a equipe deve implementar a mudança proposta. 

Geralmente, essa equipe é formada pelos profissionais que atuam no dia a dia do setor. 

O Kaizen é muito usado porque ele resolve problemas simples, mas entrega uma qualidade adequada. 

A seguir, vamos falar um pouco mais sobre cada um dos três módulos do Kaizen. 

Etapas da metodologia Kaizen

Preparação

Essa fase ocorre em um período que pode variar de 3 a 8 dias antes do “evento”. 

O objetivo desse módulo é preparar os profissionais que irão atuar no projeto, compartilhando informações importantes, como as ferramentas que serão implementadas e o papel de cada um na fase de execução do evento. 

Nessa etapa a empresa deve se organizar para o evento:

• identificando os profissionais que devem participar desse processo;
• estabelecendo as etapas de implementação ao longo dos dias;
• fazendo a coleta de dados necessários para a fase seguinte. 

Evento

Nessa fase, o profissional que está alocado na equipe do projeto deve se dedicar 100% ao evento, durante 5 dias. Suas atividades diárias então, devem ser realocadas para outros profissionais. 

O objetivo dessa exclusividade de tempo é oferecer ao profissional o foco necessário para que ele execute as implementações necessárias de maneira otimizada para que a empresa possa alcançar os resultados esperados. 

Follow-up

Após a implementação da mudança na fase do “evento” é necessário controlar a mudança, alocando tempo e recurso para que a mudança seja mantida ao longo do tempo. Essa é a etapa do follow-up. 

O follow-up garante a manutenção das mudanças que foram planejadas e implementadas. 

Mudanças de processos, assim como mudanças de hábito, exigem tempo, comprometimento e perseverança até que atinjam a autonomia.

Por isso, a fase de follow-up é fundamental para que sua empresa não volte ao estado de qualidade anterior (resultado de um processo já enraizado). 

Para complementar seu conhecimento sobre os três módulos da ferramenta Kaizen indicamos que assista ao vídeo abaixo.

A seguir, vamos apresentar como colocar em prática o que é Kaizen. Curtiu? Então continue sua leitura.

Como aplicar o método Kaizen?

Ao aprender como aplicar o Kaizen é fundamental adotar algumas etapas de preparação, implementação e medição de resultados para garantir o avanço da excelência dentro da sua empresa. 

A primeira questão a ter em mente é que sendo uma ferramenta de melhoria contínua, a implementação do Kaizen deve ser compreendida como um ciclo contínuo.

Algumas dessas etapas são realizadas antes do módulo de preparação que apresentamos acima (como a etapa de identificação de oportunidade de melhoria), outras após o evento e o follow-up. 

Este ciclo de melhoria contínua por meio do Kaizen possui 7 fases, como mostra a imagem abaixo:

1. Identifique uma oportunidade de melhoria

O que não está funcionando como deveria? Existe um serviço que está recebendo constantes reclamações? Em qual etapa um fluxo de trabalho parece perder mais tempo? 

De maneira geral, uma oportunidade de melhoria pode ser tudo o que precisa ser “consertado” dentro da empresa, por exemplo:

• uma falha em uma ferramenta;
• um processo que gera erros;
• desperdícios constantes etc. 

Sua empresa deve passar a enxergar todos os problemas como uma oportunidade de melhoria. Identificado o que precisa ser melhorado, seguimos para a próxima etapa.

— caso haja alguma dificuldade de executar essa tarefa, o curso de gestão de projetos pode ser uma boa solução para entender melhor o conceito.

2. Mapeamento do processo atual

Com a oportunidade identificada, é hora de entender como, atualmente, funciona o que vai passar por melhorias. 

No caso de um processo, faça um fluxograma com todas as etapas do processo em questão, entendendo cada fase.

3. Desenvolva uma solução

Após entender como é o processo hoje, é hora de propor melhorias para que ele seja otimizado. 

Identificar as causas do problema vai te ajudar a propor soluções que realmente resolvam qualquer entrave, desde sua raiz.

Para essa etapa que ocorre antes dos três módulos do Kaizen, indicamos que sua empresa use uma outra ferramenta: o diagrama de Ishikawa.

Ao aprender como fazer um Diagrama de Ishikawa sua empresa tem mais facilidade de identificar as causas de uma falha. 

4. Implemente

Nessa etapa você vai aplicar efetivamente o que aprendeu sobre Kaizen. 

Com o novo processo desenhado é hora de aplicar as mudanças. Para isso:

• prepare o evento;
• realize o evento;
• faça follow-up do evento. 

Forme uma equipe para implementação e depois para todo o restante da empresa.

5. Analise os resultados

O novo processo precisa ser medido, analisado e avaliado para que você tenha certeza que a melhoria foi alcançada. 

Somente na prática você poderá analisar se a solução funciona realmente, por isso continue analisando os resultados. 

Os erros identificados anteriormente permanecem ou pararam de acontecer? Novos erros surgiram?

Alguns indicadores de desempenho de processos precisam ser medidos, entre eles:

• Indicadores de efetividade;
• Indicadores de produtividade;
• Indicadores de qualidade;
• Indicadores de lucratividade;
• Indicadores de competitividade.

6. Crie um padrão

Uma vez identificado que a melhoria aconteceu, passamos para a fase de criação de um padrão.

Oficialize os procedimentos que devem ser seguidos e compartilhe com a empresa. 

Continue acompanhando para garantir que tudo está sendo executado corretamente.

7. Planeje os próximos passos

Como o próprio nome propõe, melhoria contínua deve ser contínua, por isso, uma vez implementada uma melhoria, siga para a próxima. Um processo sempre pode ser melhorado. 

A gerência deve formar um departamento central para realizar a avaliação e implementação do Kaizen.

Exemplo de Kaizen

Agora que você sabe o que é Kaizen, pode ver exemplos práticos dessa metodologia.

Quem explica sobre as indicações da ferramenta e mostra os exemplos de Kaizen é nosso expert, Carlos Sander. Dê o play no vídeo abaixo e confira:

Como o Kaizen pode trabalhar com o Lean Manufacturing?

O Kaizen trabalha reduzindo o desperdício ou mudando e eliminando processos de trabalho que são muito complexos ou difíceis.

Como uma ferramenta de Lean Manufacturing, o Kaizen enfatiza o sucesso apenas quando todos os funcionários procuram formas para melhorar e fornecer sugestões, com base em suas próprias observações e experiências.

Para que isso funcione, uma cultura organizacional deve ser criada para que todas as sugestões sejam bem-vindas e que não haja consequências negativas para a participação dos colaboradores.

Em vez disso, os funcionários são incentivados a sugerir alterações que melhorem o local de trabalho.

Os trabalhadores se tornam mais confiantes e investem na melhoria da empresa. Por sua vez, eles se tornam líderes que buscam continuamente áreas que podem ser melhoradas.

Em resumo, o que é Kaizen tem como o objetivo gerar melhorias como resultado de esforços contínuos e coordenados, envolvendo todos da empresa.

As atividades Kaizen cobrem melhorias em várias áreas, incluindo:

• Gestão – melhoria de procedimentos, treinamento, fluxo e relatórios;
• Qualidade de produtos, serviços, práticas , entrega e processos;
• Redução de Custo, mão de obra, uso de material, energia e recursos;
• Aumento da Segurança do trabalho.

Leia também: Aumente seus lucros com os 5 princípios de Lean Manufacturing

Vantagens do Kaizen 

Uma vantagem muito clara do Kaizen é a rapidez com que uma melhoria pode ser implementada. 

Por meio de seus três módulos, o processo é capaz de colocar em prática uma boa melhoria, a partir da dedicação intensa de uma equipe. 

Muito parecido com o Lean e Six Sigma, alguns dos benefícios esperados são identificados como:

• redução de desperdícios e erros;
• produtividade aumentada;
• melhor qualidade de entrega;
• melhores práticas de segurança;
• melhor satisfação do cliente;
• custos mais baixos.

Além desses benefícios práticos, há uma série de outras vantagens que o Kaizen pode usar para ajudar a melhorar a cultura geral da empresa e aumentar a retenção de funcionários:

• melhor comunicação e cooperação;
• maior moral e satisfação dos funcionários;
• maior investimento pessoal na empresa entre funcionários e gerência.

Agora que você já domina toda a parte teórica sobre o que é melhoria contínua, método Kaizen e objetivos, entenda como tudo isso pode ser posto em prática no artigo: “Exemplo de Kaizen: 3 aplicações simples e eficazes do método”.

Como se preparar para aplicar o Kaizen nas empresas?

A capacitação dos gestores e de toda a equipe é fundamental em todo projeto de melhoria contínua, por isso sugerimos a realização de dois dos nosso cursos oferecidos online:

• Lean Manufacturing Basic: esse curso é GRATUITO, 100% online e foi criado por profissionais especializados na metodologia.
• Lean Kaizen: esse treinamento online vai preparar você para implementar e liderar projetos de  melhoria por meio da ferramenta Kaizen. Você aprenderá todos os conceitos necessários para colocar em prática essa metodologia.

A Frons oferece cursos de gestão e melhoria de processos desde o nível básico ao avançado.

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