Gestão de mudanças: o que é, exemplos e como fazê-la?

É muito comum que quando surge a necessidade de acontecer transformações em uma empresa o impacto dessas alterações seja bastante significativo. Portanto, muitas organizações sentem dificuldade ao administrar essas modificações sem ter nenhum tipo de prejuízo.

Além disso, conseguir enfrentar todos os desafios que esse tipo de ação gera, pode ser bastante desgastante para todas as partes envolvidas. Por isso, ter uma boa gestão de mudanças é essencial para organizações de todos os portes, tanto pequenas, médias e, principalmente, as grandes.

Qualquer corporação está sujeita a essas transformações, ou seja, isso é algo inevitável. O que irá diferenciar aquelas que se sobressairão nos processos é a forma com que elas lidam com essas renovações. Pensando nisso, separamos um guia sobre o assunto para você entendê-lo e aplicá-lo na sua própria empresa. Continue a leitura e confira detalhes!

O que é gestão de mudança?

A gestão de mudança é uma forma de fazer com que as transformações necessárias para melhorar algum processo em uma empresa, aconteçam de forma tranquila e sem prejudicar todo o sistema da organização e a rotina dos colaboradores. Para isso, um bom planejamento operacional é essencial.

Esse método de organização pode ser empregada em diversas situações, como:

• alteração de lideranças;
• implementação de novas ferramentas, equipamentos e outros processos;
• integração com outra organização;
• atualização de novos colaboradores;
• novas orientações de posicionamento;
• entre outros cenários.

Essa abordagem visa garantir que as mudanças sejam implementadas sem acarretar efeitos ou consequências negativas para a empresa.

Benefícios da gestão de mudanças

Os benefícios da gestão de mudanças são importantes porque garantem um melhor planejamento para gerar menos impacto possível, tanto nos processos quanto nos colaboradores. Confira quais são as principais delas.

Retorno sobre o investimento

Caso a mudança tenha sido aplicada com sucesso por meio desse tipo de gestão, isso, de uma forma geral, indica que a transformação foi realizada no momento e de forma correta.

Sendo assim, podemos aferir que o investimento feito para implementar esse modelo de organização foi efetivo e, consequentemente, resultou em um retorno financeiro para a organização, já que ele melhora o tempo e a produtividade.

Com isso em mente, entenda como otimizar processos com sete dicas práticas para aplicar na sua empresa!

Alinhamento estratégico

Manter um alinhamento estratégico e boa comunicação entre a empresa e os colaboradores é de extrema importância e, por isso, deve ser sempre bem estruturada.

Quando há uma compreensão da importância da transformação que está acontecendo e uma clara visualização dos próximos passos e estratégias, todos andam no mesmo caminho para atingir o objetivo em comum. Além disso, os trabalhadores se sentem mais valorizados, já que, estão por dentro do que está acontecendo na empresa.

Alta performance e produtividade

Por meio de um bom processo de gestão de mudanças, os colaboradores não são prejudicados durante o período de transição. Isso acontece, principalmente, porque estarão preparados para lidar com os desafios que forem surgindo conforme as transformações acontecem. Como resultado, a produtividade e o desempenho não devem ser afetados.

Facilidade na implementação de novos processos

Por meio de uma gestão de mudanças eficaz, é esperado que todos os colaboradores se tornem cada vez mais preparados e adaptados para lidar com possíveis inovações no mercado. Além disso, outra vantagem é que com esse processo, os trabalhadores têm facilidade para aceitar a implementação de novas ferramentas e serviços dentro da própria empresa.

Como resultado, quando houver a necessidade de uma nova mudança, a situação será mais tranquila, sem trazer novos desafios significativos.

Como a gestão de mudança acontece?

A gestão de mudanças acontece quando há a implementação de um novo processo em uma empresa e vai além de simplesmente comunicar o que está sendo alterado. Esse método oferece um apoio aos colaboradores para que eles entendam tanto as transições individuais quanto as que são importantes para haver uma aceitação dessa transformação.

Com esse tipo de cenário, as organizações podem aumentar de forma significativa as chances de sucesso do projeto e, além de tudo, otimizar os retornos dos investimentos em iniciativas que trarão bons resultados.

Você também pode se interessar: Entenda o que é e qual a importância de uma gestão de projetos.

Os principais passos dessa implementação são:

1. analisar quais são os tipos de mudanças;
2. considerar o impacto que a mudança causará na empresa;
3. entender quanto tempo essa mudança levará;
4. analisar quem será afetado por essas mudanças.

Com isso, é possível garantir que a gestão de mudança ofereça a melhor eficiência possível. Quer entender melhor o processo? Confira o vídeo que a Frons preparou para você.

Ferramentas para fazer a gestão de mudança

O planejamento estratégico é, com certeza, a parte mais importante da gestão de mudanças. Essa ação é tão necessária quanto o próprio processo de transformação. Para auxiliar nessa questão, as ferramentas e softwares são essenciais. Separamos as principais para conhecer.

Wrike

O Wrike é um software de gerenciamento de projetos. Sendo assim, ele conecta equipes e simplifica processos com funções, como:

• formulários personalizados;
• quadros e gráficos;
• controle e monitoramento de tempo;
• relatórios;
• priorização de tarefas.

Entre outras. Ele tem uma versão de teste gratuita, no entanto, tem outras opções mais robustas que são pagas.

Giva

O Giva é software que oferece uma solução abrangente capaz de resolver diversas questões, como a dificuldade em planejar e monitorar mudanças em uma única visão. Resolve a falta de conhecimento sobre as próximas mudanças e a impossibilidade de rastrear os problemas, estejam eles resolvidos ou não.

As principais funções são:

• calendário mensal interativo de Request for Change (RFC);
• fluxo de trabalho para solicitação e aprovação de mudanças;
• vínculo de ativos de hardware e software com as solicitações de mudanças;
• visão consolidada;
• relatórios de conformidade simples e descomplicados.

The Change Shop

O The Change Shop é uma ferramenta que tem em sua cartela uma variedade de ferramentas distintas, principalmente algumas aplicações para auxiliar na gestão de mudanças organizacionais. As suas principais funcionalidades são:

• modelagem preditiva;
• acompanhamento das ações de mudança;
• análise comparativa das mudanças;
• relatórios de alinhamento da liderança com a mudança;
• distribuição de avaliação da aceitação da mudança;
• e muito mais.

O The Change Shop possui três planos: um gratuito e outros dois pagos. Basta escolher o que mais faz sentido para a empresa.

Exemplo prático de como fazer a gestão de mudança

Imagine que vai haver uma mudança de gerência na empresa. Essa alteração tem diversos tipos de impactos tanto na organização quanto nos colaboradores. Podem ser emocionais e técnicos, por isso, é preciso fazer uma boa gestão de troca para minimizar os danos.

Para isso, fica a cargo do responsável escolher um modelo de controle, que pode ser definido conforme os processos da própria organização. Depois, é preciso desenvolver estratégias para atingir os objetivos propostos e incorporar a mudança até que ela deixe de ser algo extraordinário e passe a se tornar hábito.

Confira — Tomada de decisão: o que é, como construir e quais os impactos.

Como aplicar a gestão de mudança na prática?

Para aplicar a gestão de mudança na prática é preciso seguir alguns passos. Eles são responsáveis pela estruturação de uma rotina voltada para a transformação. De maneira geral eles são:

1. Definir qual será a mudança;
2. Avaliar os impactos da mudança e quem será afetado por ela;
3. Desenvolver estratégias para comunicar a mudança para todos os colaboradores;
4. Fornecer treinamentos para adequar os colaboradores às mudanças;
5. Crie uma estrutura de suporte para os colaboradores que precisar;
6. Mensure todo o processo de mudança.

Ao usar esse sistema de gestão de mudança, é possível, sobretudo, alinhar os indicadores de desempenho e centralizá-los, simplificando a tomada de decisões para alcançar uma melhoria contínua na performance.

Com isso, é possível perceber que a gestão de mudanças é um processo bastante importante para garantir uma boa fluidez de continuação das metodologias de uma empresa. Para ter uma visão 360 dessas ações, aprenda a como ser um bom gestor com um passo a passo completo!