Aprenda o que é gestão de risco, como elaborar uma matriz de risco e quais ferramentas podem auxiliar. Além disso, veja como aproveitar novas oportunidades em seu negócio
Riscos são probabilidades de algo incerto acontecer, ou seja, demonstram imprecisões em relação ao futuro. Porém, quando se tem um empreendimento, as incertezas podem ser determinantes para o sucesso ou fracasso de seu negócio. Por isso, é necessário entender amplamente o que é gestão de risco.
É preciso ressaltar que os riscos podem ser fatores externos e internos. A imprecisão de uma ação pode partir de um fornecedor externo ou de algum agente interno da organização. Sendo necessário o gerenciamento de riscos para poder melhor controlá-los, é preciso estar preparado para eles.
Entretanto, quando falamos sobre esse tema, não estamos pensando somente em problemas que podem acontecer. Existem duas possibilidades:
1) Risco como consequência negativa
Trata-se de risco que apresenta um perigo e está associado com a possibilidade de algo não dar certo. Nessas situações, é necessário estudar ações preventivas para que se possa agir antes que as consequências afetem os seus negócios.
2) Risco como oportunidade
As oportunidades também são um risco, pois apresentam incerteza e consequências. Todavia, elas podem gerar lucros e melhorias dentro de processos empresariais. Portanto, é preciso aproveitar situações em que são apresentadas, deve-se estudar como explorar essas possíveis melhorias da melhor forma.
Afinal, o que é Gestão de Risco?
Realizar a gestão de risco é discernir quais ações devem ser tomadas para prevenir ou eliminar riscos. Assim como, identificar e implantar melhorias quando oportunidades surgirem.
O gerenciamento de riscos é feito a partir de uma série de etapas que serão explicadas ao decorrer deste artigo. São processos específicos que orientarão e auxiliarão a identificar, analisar, planejar e monitorar os riscos e as oportunidades.
Saber o que é gestão de risco é importante para poder planejar o futuro, pois trata-se de uma forma de gerenciamento que prevê ações. Esse modelo de gerenciamento é o que ajudará a traçar o caminho de sua empresa, se ela poderá ou não crescer no futuro. Dessa forma, é essencial se conheça todos os processos produtivos de sua organização para descobrir falhas, oportunidades e minimizar riscos.
Para entender e controlar toda a amplitude de sua empresa, há ferramentas que podem auxiliar, como o Mapa de Raciocínio. Essa abordagem pertence a metodologia Seis Sigma, que visa mapear o fluxo de processos de uma empresa, solucionar problemas e melhorar resultados utilizando estatística. Quer saber mais sobre Mapa de Raciocínio e metodologia Seis Sigma? Leia esta publicação.
Quais benefícios pode trazer para sua empresa:
Lucratividade
Ao conseguir identificar e prever os riscos, o gestor de uma empresa pode economizar. Pois, é bem mais fácil investir para prever os problemas do que arcar com os prejuízos das consequências deles. A gestão de riscos também identifica oportunidades, o que está diretamente ligado com o lucro de determinado negócio.
Otimização
A realização do gerenciamento de risco otimiza processos e recursos operacionais. Quando identificamos as incertezas podemos administrar melhor nossos recursos e consequentemente teremos processos mais seguros e eficazes.
Por exemplo, ao executar um gerenciamento de risco em um restaurante percebe-se que adquirindo determinada quantidade de alimentos, eles podem passar do prazo de validade e estragar. Percebendo esse risco compra-se uma menor quantidade de produtos e como resultado, o restaurante estará sempre servindo comida fresca ao seus clientes, que ficarão mais satisfeitos. Logo, o gerenciamento possibilitou a administração do recurso e otimizou o processo.
É importante ressaltar que aprender o que é gestão de risco é benéfico independente do tamanho e tipo do seu negócio, pois diferentes tipos de ferramentas podem ser aplicadas para avaliar as incertezas.
As quatro perguntas do gerenciamento de riscos
Caso o gerenciamento seja bem implementado, será possível responder estas quatro perguntas:
1) Quais riscos podem ocorrer?
2) Qual a probabilidade e o impacto das incertezas identificados?
3) Como podemos tratar os riscos? O que será feito?
4) Como será realizado o monitoramento dos processos? Para checar se as mudanças foram efetivas para amenizar as probabilidades incertas.
Quer saber ainda mais sobre o que é gestão de risco e quais ferramentas podem auxiliar? Leia esta publicação sobre tipos de FMEA.
6 Etapas da gestão de risco:
1) Identificação dos riscos
Agora que aprendemos o que é gestão de risco, vamos identificá-los. Além disso, deve-se, também, identificar as oportunidades.
Para isso, é possível realizar um brainstorming. Esse termo em inglês significa “tempestade de ideias”, é o nome dado para um processo de dinâmica em grupo, que tem como objetivo desenvolver novas ideias baseadas em informações sobre a empresa e sobre o problema a ser solucionado. Assim, estimula-se o pensamento criativo na hora de propor soluções.
Os passos tradicionais de um brainstorming realmente podem ser embaraçosos a alguns profissionais e com isso, os resultados serão um fiasco. FELIZMENTE, existe um método que torna o brainstorming possível e efetivo! Isso mesmo, você pode ter resultados satisfatórios ao utilizar essa técnica. Confira os passos no vídeo abaixo.
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O brainstorming pode ser realizado em etapas para alcançar resultados melhores. Aprenda o passo a passo neste ebook gratuito disponibilizado pela Frons.
Outra forma de identificar as incertezas dentro de seu negócio é requisitar a opinião de especialistas ou contratar serviços de gerenciamento de risco. Tudo depende do contexto dos processos nos quais a empresa está envolvida.
2) Perfil do risco
Depois da identificação devemos detalhar as informações, possibilitando uma documentação que permita conhecer amplamente os fatores que estão gerando incerteza. Vamos tomar por exemplo uma determinada empresa responsável por organizar eventos, nela foi identificado um possível risco: o atraso na entrega de equipamentos de som. Deve-se, portanto, categorizar:
Causa
É preciso saber qual a origem do fator de incerteza, se é algo técnico, organizacional, interno ou externo. No exemplo dado, é um risco externo, pois está ligado ao fornecedor do equipamento de som.
Impacto
É preciso saber quais impactos o risco pode causar, se são positivos ou negativos. No exemplo, a falta de entrega do equipamento de som é algo que prejudicaria o evento, portanto tem impacto negativo.
Etapa
Em seguida deve-se refletir sobre a etapa do processo em que se apresenta o fator. No caso, está ligado a fase de estruturação do evento.
Consequências
A partir dos dados, avalia-se quais serão as consequências caso o risco venha a acontecer. Em nosso exemplo, se os fornecedores não enviarem o equipamento de som, o evento pode não ser realizado e nossa empresa terá prejuízos financeiros.
3) Análise: como elaborar uma matriz de risco
Agora que identificamos e registramos os detalhes de nosso risco, podemos analisá-lo, mensurando sua relevância. Essa análise se divide em duas etapas: a fase qualitativa e a quantitativa.
Análise qualitativa
O objetivo da análise qualitativa é determinar o efeito e a probabilidade da incerteza ocorrer. Para isso podemos utilizar uma ferramenta que otimizará nossa análise: a matriz de risco.
A matriz de risco é um mapeamento das probabilidades e consequências de determinada atividade empresarial. É uma forma de traduzir as incertezas para números, possibilitando o confronto dos dados com os objetivos da empresa. A matriz fornece um cruzamento, onde é avaliado a probabilidade e o impacto oferecidos por determinada ação ou produto.
Por exemplo, determinada empresa de eventos avaliou o risco do fornecedor atrasar a entrega do equipamento de som. Após a análise, constataram que a probabilidade de ocorrência do atraso do equipamento é improvável, pois o fornecedor não tem histórico de atrasos em suas entregas.
Ao estudar o impacto, foi considerado que seria grande pois poderia atrasar ou inviabilizar o evento planejado. Portanto, na análise da matriz de risco teríamos um “risco alto”. Pode-se ainda calcular o grau de exposição desse risco, sendo a multiplicação da probabilidade pelo o impacto.
O grau de exposição, nesse exemplo, é 8. Na escala da tabela acima, o menor valor possui grau 01, denominado “risco pequeno”. O maior valor é 25, analisado como “risco crítico”.
A escala planejada para a matriz pode ter valores e nomenclaturas alteradas, pois depende do contexto de cada empresa e situação.
Análise quantitativa
Nessa fase, trabalha-se com os resultados obtidos na fase qualitativa e é realizado uma análise considerando tempo e custo. Portanto, baseia-se nas informações sobre o grau de exposição do risco e cria-se um cronograma de ações para lidar com a incerteza apresentada.
Para planejar essas ações é necessário avaliar os gastos que serão feitos para contornar ou diminuir as incertezas. Assim como os gastos que serão feitos para investir em uma estratégia de melhoria, em caso de oportunidades.
5) Elaboração do plano de ação
As organizações devem ter capacidade de lidar com mudanças internas ou externas. Dessa forma, evita-se impactos negativos e possibilita-se o alcance melhorias.
Um planejamento contém:
- Responsável: quem executará o plano
- Ação: mudanças que serão feitas
- Gatilho: ações prévias da ação
- Prazo: data e cronograma da ação
- Custo: qual a reserva financeira prevista para o projeto
Com os dados informativos das fases anteriores, sobre o grau de exposição do risco, pode-se traçar estratégias de respostas.
Dependendo do impacto do risco, planeja-se a resposta. Se o grau de exposição do risco tem um valor:
- Baixo: deve-se aceitar e agir apenas se o risco ocorrer
- Médio: é preciso agir para reduzir a probabilidade de ocorrência da incerteza
- Alto: É necessário agir para eliminar a fonte de incerteza ou fazer o possível para prevení-lo.
6) Monitoramento
Agora que já foram vistas as fases iniciais e intermediárias sobre o que é gestão de risco, a próxima etapa é a fase de monitoramento, que tem como objetivo analisar a eficácia da mudança. É preciso refletir se o propósito foi atingido. É necessário, também, realizar o monitoramento para estar sempre buscando o aperfeiçoamento e a melhoria contínua dos processos.
Há ferramentas e metodologias que auxiliam no monitoramento de processos, como a Lean Seis Sigma. Esse método traz abordagens que auxiliam melhoria contínua de projetos, como o DMAIC e o PDCA, que são cíclicos e servem para controlar e checar processos. Saiba mais com a leitura deste artigo.
Com a utilização desses métodos é possível analisar a eficácia das transformações implementadas. Além disso pode-se verificar se os riscos e as variabilidades foram eliminadas ou controladas.
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FMEA: ferramenta para gestão de risco
FMEA é uma sigla para “Failure Mode and Effects Analysis”, em português: Modo de falha e análise de efeitos.
O FMEA costuma ser uma documentação exigida por empresas contratantes de algum serviço. Através da aplicação dessa abordagem gera-se uma planilha que transmite uma confiabilidade para o contratante. Isso ocorre, pois os dados catalogados provam que o serviço ou produto oferecido é amplamente compreendido pela empresa que oferece o serviço. Ou seja, a organização está a par de todos os riscos e incertezas que o seu serviço é capaz de gerar. Além disso, a empresa sabe como lidar e minimizar cada um desses riscos através de um planejamento sobre o que deve ser feito.
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A planilha do FMEA deve ser preenchida da maneira correta para ganhar a confiabilidade do contratante. No final da avaliação calcula-se o Número de Prioridade de Risco: o RPN. Esse cálculo é feito com base no conhecimento e experiência do serviço ofertado pela empresa em relação com a probabilidade e impacto do risco.
Saiba mais com a leitura do artigo “Guia rápido sobre FMEA mais exemplo prático de como aplicar”.
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