No mundo corporativo, é comum que gestores procurem por métodos de produtividade, que possam auxiliar na realização de tarefas de forma ágil e eficiente. A Matriz de Eisenhower é um desses métodos, que consiste em priorizar as tarefas da empresa, a fim de concluir primeiramente o que é mais importante e urgente.
Quer conhecer mais sobre essa metodologia, suas vantagens e como aplicá-la na sua equipe? Continue a leitura e se prepare para revolucionar a organização e produtividade da sua empresa.
O que é a Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower é um método de gerenciamento de tarefas, que consiste em categorizar atividades de acordo com dois critérios: urgência e importância. O propósito dessa metodologia é auxiliar pessoas e grupos a listarem o que deve ser feito, começando pelo mais importante e urgente, e eliminando o que não é prioritário.
A metodologia foi nomeada em homenagem a Dwight Eisenhower, general e ex-presidente dos Estados Unidos, que era conhecido por sua alta produtividade. Os princípios da Matriz de Eisenhower foram criados a partir da citação do general:
“Existem dois tipos de problema: o urgente e o importante. O que é importante, raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante.”
Ou seja, para aumentar a produtividade, conforme a Matriz, devemos categorizar nossas tarefas dentro desses dois conceitos. Tudo o que não se enquadra neles, pode ser deixado para depois. Desta forma, evitamos perder tempo com atividades não tão relevantes para aquele momento.
Quais as vantagens de usar esse método de organização?
Sem dúvida, o uso da Matriz de Eisenhower traz inúmeros benefícios para quem a utiliza, seja ao nível pessoal ou organizacional. As principais vantagens de aplicar os princípios desse método de gerenciamento de tarefas são:
Ajuda a concluir tarefas agilmente
A principal vantagem de aplicar a Matriz de Eisenhower no seu dia a dia é o aumento da produtividade, seja ao nível pessoal ou coletivo.
Sabe aquelas tarefas que fazemos ao longo do dia porque são mais “fáceis” de riscar da lista, mas que geralmente não têm tanta urgência? Elas dão lugar às que possuem um prazo mais curto, nos levando a fazer o que realmente deve ser feito mais rapidamente.
Auxilia na otimização do tempo
Listar seus afazeres diários conforme a prioridade ajuda a estabelecer melhor quanto tempo deve ser gasto em cada uma, de forma que tudo seja concluído. Por isso a Matriz de Eisenhower tem como consequência a otimização do tempo.
Facilita a resolução de problemas
Quem utiliza a Matriz de Eisenhower para gerenciar tarefas passa a olhar para a rotina de forma mais objetiva. Isso te impacto direto na resolução de problemas que possam surgir ao longo dos processos, já que conduz a tratá-los de maneira mais ágil, a fim de solucioná-los e seguir com o cronograma.
Confira também: Ferramentas de melhoria contínua de processos
Como funciona a Matriz de Eisenhower?
De maneira simples, a Matriz de Eisenhower funciona com base em quatro aspectos que ajudam a categorizar as tarefas diárias:
- Importante e urgente: tarefas que devem ser concluídas imediatamente – como imprevistos ou o que deve ser entregue no dia;
- Importante, mas não urgente: o que deve ser feito a médio ou longo prazo, obrigatoriamente;
- Urgente, mas não importante: tarefas que podem ser delegadas a outra pessoa – responder e-mails e fazer ligações, por exemplo;
- Nem urgente, nem importante: tudo o que pode ser cancelado sem prejuízos – pausas desnecessariamente longas e distrações.
Como usar a Matriz para priorizar as tarefas da minha empresa?
Após compreender melhor como funciona a Matriz de Eisenhower e quais seus benefícios, fica fácil entender porque gestores que a utilizam obtém tanto sucesso no planejamento e na produtividade de suas empresas. Entenda como você também pode usar essa metodologia e suas vantagens:
Entenda a diferença entre urgência e importância
É muito comum que os conceitos de urgência e importância sejam confundidos.
Urgentes são atividades e tarefas que possuem uma data final para serem feitos ou entregues, independente da pessoa que as esteja realizando. Já as tarefas importantes são mais subjetivas e englobam metas pessoais ou estabelecidas a determinados grupos.
Ou seja, o que é importante para mim, pode não ser importante para você, mas se for algo com prazo, todos precisam concluí-lo antes que o tempo se esgote.
Crie uma cultura de organização na equipe
Para que a Matriz de Eisenhower funcione de forma eficiente em sua empresa, é imprescindível que todos estejam cientes da importância de seguir os passos das tarefas corretamente. Por isso, após estabelecer a prioridade de cada atividade, marque reuniões com todos os colaboradores e informe o que deve ser feito.
Seja claro em relação às etapas a serem seguidas e aos seus prazos. Enfatize o porquê de cada um fazer sua parte no tempo certo, incentivando-os e trabalhando o espírito de equipe, para que todos se sintam motivados e concluam o planejamento.
Quer entender melhor como criar uma cultura de organização? Leia nosso post sobre cultura organizacional, para aprender a fortalecer sua equipe e otimizar a produtividade!
Trabalhe a produtividade com metas para cada setor
Uma boa forma de motivar as equipes quando se usa a Matriz de Eisenhower é trabalhar com metas. Como gestor, você pode criar incentivos – bonificações, por exemplo – que serão concedidos após a conclusão de cada meta.
Vale ressaltar que essas metas devem ter prazos de execução tangível – ou seja, nada que seja impossível de realizar no tempo estabelecido.
Deseja se aprofundar mais em métodos de produtividade? Confira nosso post sobre como melhorar a produtividade na sua empresa e conte com dicas que irão te ajudar a organizar de vez os processos de sua equipe.
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que pode beneficiar sua empresa e até mesmo suas atividades pessoais, desde que aplicada de forma correta. Agora que você conhece melhor essa metodologia, use-a para estabelecer suas prioridades e revolucione a produtividade de sua equipe!
